传统的档案管理模式，由于占用的存放空间大，整理繁琐，保管的成本高、保存年限短，易磨损，查找利用困难，安全性保密性不可靠，不能满足企业在激烈的市场竞争中高效运作和流通性的需求，RFID顺势而为从而解决了这一企业都在犯愁的历史难题。
一、RFID技术在档案管理的应用
1、非接触方式进行数据采集
RFID技术极大地增强了管理者对库区存储物品的信息收集、交换与跟踪能力。管理者无需打开档案盒，只需将粘有RFID标签的档案盒在阅读器前经过，就可以读取芯片中存储的数据。不怕油渍、灰尘污染等恶劣环境，能在恶劣环境下工作。不像条码、磁卡等介质，如果表面不整洁就无法准确试读。
2、标签信息容量大，使用寿命长
和传统的条形码、磁卡等数据存储介质相比，RFID标签可存储的数据量大大增加，1K甚至8K的容量，可以存储更多的信息，对于档案管理应用，完全可以将档案的基本信息和借阅记录写入芯片中进行存储。
3. 安全性高
标签的数据存取具有密码保护，识别码独一无二，无法仿造，这种高度安全性的保护措施使得标签上的数据不易被伪造和篡改。
4、抗污染性能强和耐久性
传统条形码的载体是纸张，因此容易受到污染，但RFID对水、油和化学药品等物质具有很强抵抗性。此外，由于条形码是附于塑料袋或外包装纸箱上，所以特别容易受到折损;RFID标签是将数据存在芯片中，因此可以免受污损。
5、体积小型化、形状多样化
RFID在读取上并不受尺寸大小与形状限制，不需为了读取精确度而配合纸张的固定尺寸和印刷品质。此外RFID标签更可往小型化与多样形态发展，以应用于不同档案。
6、 穿透性强和无屏障阅读
在被覆盖的情况下，RFID能够穿透纸张、木材和塑料等非金属或非透明的材质，并能够进行穿透性通信。而条形码扫描机必须在近距离而且没有物体阻挡的情况下，才可以辨读条形码。
7 防盗
标签可以配合门型通道天线，有效实现防盗功能，很好地防止档案丢失，实现非法取走报警功能。
8 可适应消毒、防虫等环节
RFID标签可适应档案管理常规的消毒、高低温杀虫等环境，不会导致标签内储存的数据丢失。
