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中东地区启用首个RFID文件追踪系统

发布时间:2016-3-4 10:58:20

   巴林调查和土地登记局 (SLRB) 位于该国首府麦纳麦,是负责管理土地登记和契约的政府部门。SLRB 现采用 RFID 追踪存放土地记录、契约和其它(在机构办公楼流通)官方文件的分类文件夹。据该项目系统集成商 Almoayed Group 称,这个应用是中东政府实施的首个文件追踪系统。


  SLRB 在分类文件夹上粘贴含 EPC Gen 2 RFID 芯片的粘附性标签。当巴林市民向 SLRB 递交纸面文件,申请处理时,机构新建一个文件夹。由于该国家房地产在过去 10 年处于繁荣期,文件数量大大增加。


  SLRB 局采用 TrackIT Solutions 的 TrackFile 文件追踪系统。迪拜公司 Husain Ragib 的项目经理 Husain Ragib 称,这套系统可防止文件丢失,通过提供工人和管理人员关于 25,000 份流动文件的物理位置和处理状态的实时信息,提高文件处理效率。


  当文件流经各个处理步骤时,RFID射频识别读写器收集的数据可用于追踪文件处理进展,如文件进入处理流程或管理人员批准某份契约。如果管理人员在系统里查找某份文件时,Ragib 解释称,文件的处理记录可按时间顺序显示。


  契约各阶段审批的处理时间可以与系统存储的平均处理时间相对比,这样,如果发现某份文件在某个流程的滞留时间超过预期,工作人员可进行干涉。每份文件的平均处理步骤为 5-6 步,Ragib 称。如果文件处理过程中错过一个步骤,管理人员也会收到警报。“系统安装之前” 他称,“管理人员无法了解到哪个处理步骤花费过多时间”。


  在安装这套系统之前,Ragib 和 TrackIT开展一个可行性测试。依次采用了 28 台 固定 RFID 阅读器。阅读器覆盖 7 层建筑物的主要区域,安装在大楼的进出口,包括停车场入口。阅读器安装在 34 间办公室进出口或近通路及底座上。


  另外,SLRB 还采用 20 台RFID桌面式电子标签阅读器,但 Ragib 拒绝透露项目采用RFID电子标签阅读器和RFID电子标签的型号。处理员工将文件带到办公桌时,立即读取 RFID电子标签。这套系统接着升级特定文件的位置。当文件移到另一桌时,工人再次采用桌面式电子标签阅读器读取RFID电子标签。文件粘附性RFID电子标签含RFID芯片,正面打印有 SLRB LOGO,粘贴在文件夹正下方。


  据 Ragib 称,工作流管理的提高。SLRB 曾考虑过采用条码扫描系统,最终选择 RFID 是希望消除人工参与,从而避免失误。员工几乎不需要培训就可以采用这套新系统,管理人员则要求接受 TrackIT 工作流管理软件的培训。


  SLRB 计划将这套系统与国家身份证系统相对应,智能身份卡存储个人数据,如姓名和生日日期。一旦与文件追踪相联系,个人信息 将自动传送到文件追踪系统,消除了数据输入过程中可能产生的错误。


  除此外,SLRB 局还计划对办公室存储的 200,000 文件进行贴标,项目的时间框架还没有设置好,Ragib称。


  SLRB 局不是唯一采用 RFID 追踪文件的机构。沙迦美国大学和其它十几所大学在毕业证书里采用标签,确保文件的有效性,及加快注册流程。


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